Klachtenreglement

UFIND B.V. onderschrijft met dit reglement kwaliteitsbewustzijn en kwaliteitsgericht en ethisch correct handelen. Om kwaliteit te borgen, misverstanden te voorkomen en eventuele verschillen van inzicht te overbruggen is het ook nodig zorgvuldig en efficiënt te handelen en zo bij te dragen aan de gewenste praktijkvoering. UFIND B.V. heeft een klachtencommissie die werkt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. De klachtencommissie adviseert het bestuur na een vertrouwelijke en zorgvuldige behandeling van binnengekomen klachten.

Artikel 1: Definities

Onder deze regeling wordt verstaan onder:
• Behandelaar: de directie van UFIND B.V.
• Klacht: de schriftelijke kennisgeving uiting van ontevredenheid over UFIND B.V., medewerkers van UFIND B.V. en/of de dienstverlening van UFIND B.V.
• Klager: de natuurlijke- of rechtspersoon, niet zijnde medewerkers, die een klacht indient uit hoofde van deze regeling bij UFIND B.V.
• Medewerkers: al degenen die al dan niet in dienstverband of anderszins werkzaamheden verrichten voor UFIND B.V.

Artikel 2: Rechten en plichten van indieners van klachten

  • Een ieder heeft het recht om in geval van ontevredenheid over UFIND B.V. , medewerkers van UFIND B.V. of de dienstverlening van UFIND B.V.  een klacht in te dienen. Klachten dienen schriftelijk en gemotiveerd ingediend te worden onder vermelding van feiten en omstandigheden die tot de klacht hebben geleid.
  • Klachten worden binnen UFIND B.V. afgehandeld door een onafhankelijk persoon die zelf niet betrokken is bij de klacht.
  • Klachten worden door UFIND B.V. zorgvuldig, tijdig en vertrouwelijk afgehandeld.
    De indiener van een klacht wordt door UFIND B.V.  schriftelijk geïnformeerd over de afhandeling van de klacht.
  • Indien de indiener van een klacht het niet eens is met de wijze waarop de klacht door UFIND B.V. is afgehandeld, kan dit kenbaar worden gemaakt aan UFIND B.V.  Indien partijen in onderling overleg niet tot een oplossing komen, wordt het geschil door UFIND B.V.  ter beoordeling voorgelegd aan een onafhankelijk persoon buiten de organisatie. De indiener van een klacht kan eventueel contact opnemen met de klachtenlijn van het College van Arbitrage van Blik op Werk.

Artikel 3: Procedure 

3.1         De procedure wordt ingeleid met een schriftelijke klacht over een gedraging van UFIND B.V., haar organen en/of haar medewerkers.

3.2         Een klacht moet schriftelijk worden gericht aan de directie van UFIND B.V. en moet de bekende relevante feiten en omstandigheden vermelden, moet ondertekend zijn en de naam en adresgegevens van de klager vermelden.

De klacht kan schriftelijk worden verstuurd aan :

UFIND B.V.
Waalhavenstraat 1
1171 JC Badhoevedorp
t.a.v. de Directie

Of via de e-mail worden verstuurd aan : klachten@ufind.nl

3.3         Een bevestiging van ontvangst van de klacht wordt binnen twee weken na ontvangst van de klacht verstuurd.

3.4         Gegevens met betrekking tot een klacht en de afhandeling hiervan worden in de klachtendatabase verwerkt. Tevens wordt voor een klacht een klachtdossier aangemaakt. Hierin worden alle klachtgerelateerde documenten en registraties bewaard.

3.5         Naar aanleiding van een klacht wordt een onderzoek ingesteld naar de feiten, omstandigheden en achtergronden van de klacht. Indien nodig wordt in het kader van het onderzoek aanvullende informatie ingewonnen bij interne en/of externe betrokkenen.

3.6         Indien een klacht niet in behandeling wordt genomen, wordt de indiener van de klacht hierover schriftelijk geïnformeerd binnen vier weken na ontvangst van de klacht.

3.7         Een klacht die aan alle vereisten voldoet in behandeling wordt genomen, wordt binnen vier weken zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld en afgedaan.  Tevens zullen rekening houdend met de resultaten van het klachtenonderzoek – passende acties/maatregelen worden bepaald om de klacht te verhelpen en herhaling te voorkomen.

3.8         De indiener van de klacht wordt binnen zes weken na ontvangst van de klacht op de hoogte gesteld hoe de klacht wordt opgelost.

3.9         Om een klacht tijdig af te handelen, worden acties/maatregelen die naar aanleiding van de klacht zijn bepaald binnen zes weken na ontvangst van de klacht uitgevoerd. De genoemde termijn kan gemotiveerd worden verlengd.

3.10       Indien de indiener van een klacht het niet eens is met de wijze waarop de klacht door UFIND B.V. is afgehandeld, kan dit kenbaar worden gemaakt aan UFIND B.V. Indien partijen in onderling overleg niet tot een oplossing komen, wordt het geschil ter beoordeling voorgelegd aan een onafhankelijk persoon buiten de organisatie zoals benoemd in artikel 2

Artikel 4: Klachten over persoonsgegevens

Indien u een klacht heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door UFIND B.V. Bijvoorbeeld omdat u vindt dat UFIND B.V. niet zorgvuldig omgaat met uw persoonsgegevens, of omdat u inzage of rectificatie heeft gevraagd van uw persoonsgegevens, maar u niet tevreden bent met onze reactie. Stuur dan uw klacht naar privacy@ufind.nl

Bij een klacht over persoonsgegevens geldt het volgende verloop:

  • Klachten over persoonsgegevens worden zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen twee maanden afgehandeld;
  • Indien de klacht niet naar uw tevredenheid kan worden opgelost door UFIND B.V. dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
  • U kunt uw klachten indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

Artikel 5: Privacy

Klachten worden vertrouwelijk behandeld. Uitsluitend betrokkenen en de directie zijn bij de afhandeling betrokken.

Slotbepalingen

Wijzigingen klachtenreglement

Dit klachtenreglement is voor het laatst aangepast op 01-01-2020.

UFIND B.V.  kan dit klachtenreglement aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om dit reglement geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.

Hoe kunnen wij u helpen?

vraag nu een offerte aan of neem geheel vrijblijvend contact op