Hoe voorkom ik een loonsanctie (voor werkgevers)?
- 30/03/2026
- Posted by: Rosalie Derksen
- Categorie: Geen onderdeel van een categorie
Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de re-integratie van zieke werknemers. Wanneer het UWV oordeelt dat deze inspanningen onvoldoende zijn, kan er een loonsanctie worden opgelegd. Dit betekent dat je maximaal 52 weken langer het loon moet doorbetalen.
Veel werkgevers zoeken daarom op: hoe voorkom je een loonsanctie? Het goede nieuws is dat een loonsanctie in de meeste gevallen te voorkomen is, mits je tijdig handelt, de juiste stappen zet en je inspanningen goed vastlegt.
Wat is een loonsanctie en waardoor kan deze worden opgelegd?
Een loonsanctie is een verlenging van de loondoorbetalingsverplichting na 104 weken ziekte. Deze maatregel volgt uit de Wet verbetering poortwachter en wordt opgelegd als het UWV vindt dat de werkgever onvoldoende heeft gedaan aan re-integratie.
Belangrijk om te weten is dat het UWV niet alleen kijkt naar het resultaat, maar vooral naar de inspanningen. Daarbij geldt ook dat er ruimte is voor een deugdelijke grond. Dat betekent dat je soms mag afwijken van standaard stappen, zolang je goed kunt onderbouwen waarom.
Do’s & don’ts in dossieropbouw, communicatie en verslaglegging
Een zorgvuldig opgebouwd re-integratiedossier is essentieel om een loonsanctie van het UWV te voorkomen. Het UWV beoordeelt je inspanningen namelijk grotendeels op basis van wat schriftelijk is vastgelegd. Wat niet is gedocumenteerd, wordt in de praktijk vaak gezien als niet gedaan.
Daarom is het belangrijk dat je dossier volledig, actueel en consistent is gedurende het hele traject.
Essentiële do’s voor een sterk dossier
- Leg alle gesprekken, afspraken en evaluaties vast met datum, betrokkenen en concrete vervolgacties
- Zorg voor een doorlopende en logische rapportagelijn gedurende de volledige 104 weken
- Documenteer werkplekonderzoek en aanpassingen concreet: wat is onderzocht, wat is mogelijk en wat is daadwerkelijk uitgevoerd
- Bewaar relevante correspondentie met de bedrijfsarts, arbeidsdeskundige en eventuele re-integratiepartners
- Leg inspanningen in zowel spoor 1 als spoor 2 re-integratie aantoonbaar vast
- Onderbouw gemaakte keuzes, bijvoorbeeld waarom spoor 2 wel of nog niet is ingezet
Kritieke don’ts die risico geven op een loonsanctie
- Neem geen medische informatie op in het werkgeversdossier (dit hoort bij de bedrijfsarts)
- Wacht niet af, maar onderneem tijdig actie bij stagnatie in de re-integratie
- Gebruik geen vage of algemene formuleringen zonder concrete acties of resultaten
- Vertrouw niet op mondelinge afspraken zonder schriftelijke bevestiging
- Laat geen gaten ontstaan in de tijdlijn van rapportages en evaluaties
De kwaliteit van je verslaglegging is vaak doorslaggevend in de beoordeling. Het dossier moet duidelijk laten zien dat je als werkgever actief hebt gestuurd op re-integratie, dat je keuzes bewust zijn gemaakt en dat alle redelijke mogelijkheden zijn onderzocht en benut.
Het belang van een goed re-integratiedossier
Een volledig en actueel dossier is essentieel om een loonsanctie te voorkomen. Het UWV baseert zijn beoordeling namelijk grotendeels op wat er is vastgelegd.
Zorg er daarom voor dat je alle stappen in het proces duidelijk documenteert. Denk aan gesprekken, plannen van aanpak, evaluaties en concrete acties. Het is belangrijk dat uit het dossier blijkt wat er is gedaan, waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt en wat het resultaat was.
Let er wel op dat medische informatie niet in het dossier van de werkgever thuishoort. Die informatie blijft bij de bedrijfsarts. In jouw verslaglegging focus je op belastbaarheid, mogelijkheden en acties.
Hoe toon je voldoende re-integratie-inspanningen aan?
Voldoende inspanningen aantonen betekent dat je laat zien dat je alles hebt gedaan wat redelijkerwijs verwacht mag worden binnen zowel spoor 1 als spoor 2 re-integratie.
Voor spoor 1 gaat het om het onderzoeken van alle mogelijkheden binnen de eigen organisatie. Denk aan aangepast werk, andere functies of aanpassingen in werktijden en taken. Het is belangrijk dat dit serieus en concreet wordt onderzocht en vastgelegd.
Voor spoor 2 geldt dat je tijdig moet starten zodra duidelijk wordt dat terugkeer binnen de organisatie niet haalbaar is. Dit moment ligt vaak rond het eerste ziektejaar, maar kan per situatie verschillen. Belangrijk is dat je dit goed onderbouwt.
Daarnaast moet het traject gericht zijn op echte kansen op werk. Dat betekent een realistisch zoekprofiel, actieve begeleiding en aantoonbare sollicitatieactiviteiten.
Praktische valkuilen
In de praktijk zien we dat loonsancties vaak ontstaan door een combinatie van kleine tekortkomingen.
Een veelvoorkomende valkuil is dat werkplekonderzoek te oppervlakkig wordt uitgevoerd. Er wordt dan alleen gekeken naar de eigen functie, terwijl het UWV verwacht dat breder wordt gekeken binnen de organisatie.
Ook zien we dat spoor 2 soms te laat wordt gestart, bijvoorbeeld pas na het eerste ziektejaar zonder duidelijke reden. Dit kan vragen oproepen bij de beoordeling.
Daarnaast leidt onduidelijke verslaglegging regelmatig tot problemen. Als niet duidelijk is wat er precies is gedaan, kan het UWV dit interpreteren als onvoldoende inspanning.
Wat als een werknemer niet meewerkt?
Wanneer een werknemer niet meewerkt aan re-integratie, blijft de verantwoordelijkheid voor een groot deel bij de werkgever liggen. Het is belangrijk dat je actief probeert om de werknemer in beweging te krijgen.
Dat betekent dat je het gesprek aangaat, afspraken maakt en duidelijk communiceert over de verwachtingen. Als een werknemer structureel niet meewerkt, kun je maatregelen nemen zoals loonopschorting of loonstop. Dit moet wel zorgvuldig en volgens de regels gebeuren.
Tegelijkertijd moet je blijven aantonen dat je zelf alles hebt gedaan wat redelijk is. Ook bij beperkte medewerking van de werknemer verwacht het UWV dat je blijft zoeken naar oplossingen en dit goed vastlegt.
Hoe UFIND helpt bij het voorkomen van een loonsanctie
Bij UFIND ondersteunen we werkgevers bij het opzetten en uitvoeren van re-integratietrajecten die zowel praktisch als juridisch kloppend zijn.
We helpen onder andere met het tijdig inzetten van spoor 2, het opstellen van realistische zoekprofielen en het zorgvuldig vastleggen van alle stappen in het traject. Daarbij houden we rekening met de eisen van het UWV en de specifieke situatie van de werknemer.
Onze aanpak is persoonlijk en gericht op duurzame oplossingen. Niet alleen om een loonsanctie te voorkomen, maar vooral om te zorgen dat een werknemer weer passend aan het werk kan.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over uw specifieke situatie en hoe wij u kunnen helpen bij het voorkomen van kostbare loonsancties.